Persondatapolitik i Folkekirkens Skoletjeneste i Hillerød og Allerød

Formålet med FSHAs persondatapolitik er at forklare, hvordan og med hvilket formål vi indsamler og behandler personoplysninger i forbindelse med projekttilmelding og hvordan oplysningerne beskyttes.


Indsamling af oplysninger

Læreren tilmelder sin klasse til et projekt ved at benytte tilmeldingsformularen på hjemmesiden www.fsha.dk - eller ved at sende en e-mail til os.

Lærere angiver ved projekttilmelding følgende oplysninger:

  • Skolens navn
  • Lærerens navn
  • Navn på den tilmeldte klasse og antallet af elever
  • Lærerens e-mail
  • Lærerens telefonnummer


Projektets navn angiver hvilket projekt læreren ønsker at tilmelde sig. Lærerens oplysninger kobles til dette projekt.

Skolens navn og lærerens navn benyttes til at udsende eller køre ud med det fysiske projektmateriale til skolen.

Klassens navn bruges til at sikre, at flere lærere ikke tilmelder samme klasse til samme projekt.

Antallet af elever bruges til at medsende det nødvendige antal elevmaterialer, når sådanne er indeholdt i projektet.

Lærerens e-mail og telefonnummer bruges til projektkoordinering. Fx orientering om hvornår læreren modtager projektmaterialerne, til at udsende links til projekthjemmesider og til at koordinere ”ud af huset besøg” mv.

I juni og august sender vi en mail med den nye årsplan, hvorefter vi sletter dine data.

 

Behandling af oplysninger

Lærerens navn, e-mail og telefonnummer bliver videregivet til samarbejdspartnere, hvis læreren har ønsket ”ud af huset besøg” med klassen. Det er fx den lokale præst eller organist i forbindelse med et kirkebesøg, arrangementskoordinatoren ved museumsbesøg eller kunstneren der evt. afvikler en workshop med klassen mv. Dette sker så logistik omkring besøget kan aftales, og så læreren kan få besked omkring aflysninger, ændringer og anden information omkring besøget. Oplysningerne videregives kun i forbindelse med det konkrete projekt, hvor læreren har ønsket ”ud af huset” besøg.

Lærerens navn og e-mail bliver desuden videregivet til samarbejdspartnere i forbindelse lærerkurser, således at kursusstedet kan udarbejde en deltagerliste.

Præsterne i Hillerød Provsti modtager også en oversigt over hvilke klasser fra deres lokale skoler, der er tilmeldt et projekt i skoleåret. På denne oversigt optræder lærerens navn eller øvrige kontaktoplysninger ikke. Oversigten skal blot give præsten overblik over, hvordan projekterne modtages lokalt.

Lærerens navn og skole benyttes afslutningsvist, når FSHA udsender sin årsplan - et fysisk katalog - i næstkommende skoleår.

 

Opbevaring og beskyttelse af oplysninger

De oplysninger læreren angiver ved projekttilmelding (Skolens navn, lærerens navn, navn på den tilmeldte klasse og antallet af elever, lærerens e-mail og lærerens telefonnummer) indtastes manuelt i et Excel ark af FSHAs medarbejdere. Dette excelark ligger i på skoletjenestens computere og kan kun tilgås af projektmedarbejderne.

Oplysningerne opbevares i et år. I det skoleår hvor projektet afvikles.

Ved skoleårets afslutning slettes:

  • Data fra tilmeldingsformularen på www.fsha.dk
  • Mappen med e-mails omkring projekttilmeldinger
  • Excel ark med projekttilmeldinger.


FSHA gemmer en liste i over projekttilmeldinger, hvor kun skolens navn, klassens navn og projektets navn fremgår. Denne liste bruges til at evaluere på skolernes projekttilmelding.

FSHA opbevarer en fysisk kopi af indeværende skoleårs projekttilmeldinger i et aflåst skab. Denne liste benyttes til at genskabe projekttilmeldingerne i tilfælde af et datanedbrud.

Læreren er velkommen til at angive e-mail og telefonnummer til skolens kontor frem for egne oplysninger. Man er også lokalt velkommen til at lade skolebiblioteket, fagkoordinatoren eller skolens kontor stå for hele projektkoordineringen.

Hvis man ønsker at få skolens navn slettet fra listen over projekttilmeldinger eller ønsker sine kontaktoplysninger for indeværende skoleår slettet inden sommerferien kontaktes FSHA.